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Antworten auf oft gestellte Fragen

 

Wann kann ich zu PHYSIOCALL umstellen?
Ganz einfach: Immer dann, wenn Sie wollen. Sie sind vollkommen flexibel. Sie brauchen sich an keine vorher vereinbarten Zeiten zu halten, sondern können auch spontan immer dann umschalten, wenn es den Praxisablauf erleichtert. Wenn es bei uns klingelt, wissen wir, dass es für Ihre Praxis ist.
Einige Praxen nutzen PHYSIOCALL beispielsweise nur über die Mittagspause, andere zu den Randzeiten oder nur an den Tagen, an denen die Rezeption nicht besetzt ist. Oder schalten Sie PHYSIOCALL einfach ein, wenn die Kollegin an der Rezeption plötzlich krank geworden ist. Die Möglichkeiten sind also vielfältig - und richten sich ganz nach Ihrem Bedarf.

Wie funktioniert die Umleitung der Anrufe?
Sehr komfortabel. Die Anrufweiterschaltung ist für alle Anschlüsse möglich, egal ob ISDN oder Analog. Der Service wird von der Telekom und anderen Netzbetreibern wie z.B. Arcor, Versatel, 1&1, freenet oder Alice angeboten und von regionalen Anbietern wie z.B. NetCologne oder htp. Bei der Anrufweiterschaltung wird das Gespräch direkt in der Vermittlungsstelle weitergeleitet. Das heißt: Sie können in der Praxis immer parallel telefonieren. Die Eingabe der Weiterschaltung erfolgt am Telefonapparat in der Praxis. 

Die Aktivierung der Umleitung erfolgt über Ihr Telefon. Das Vorgehen ist da von Anlage zu Anlage etwas unterschiedlich, es findet sich aber in der Regel immer eine Lösung. Wir helfen hier gerne weiter.

Schaltet mein Telefon immer sofort um?
Wie Sie möchten. Sie können die Rufumleitung so einstellen, dass es sofort bei uns klingelt. Oder Sie wählen die Möglichkeit, dass es für ca. 20 Sekunden in ihrer Praxis klingelt und erst dann zu uns umspringt. Weitere Möglichkeit: Das Gespräch wird zu PHYSOCALL umgeleitet, wenn bei Ihnen belegt ist. Diese drei Varianten werden von der Telekom und anderen Netzbetreibern sowohl für ISDN als auch für analoge Anschlüsse zur Verfügung gestellt.

Merke ich, ob die Umleitung eingeschaltet ist?
Aber ja. Bei vielen Telefonen leuchtet eine Lampe, sobald die Umleitung aktiv ist. Ansonsten einfach den Hörer abnehmen: Hören Sie einen ungewohnt tiefen „Amtston“ (Freizeichen) ist das das Zeichen dafür, dass die Umleitung eingeschaltet ist.

Kann ich einen analogen Anschluss auch umleiten?
Ja. Das geht ebenso wie mit einem ISDN-Anschluss. Bei analogen Anschlüssen, die seit dem 1. März 2005 geschaltet wurden, ist das Leistungsmerkmal „Rufweiterschaltung“ automatisch freigeschaltet. Für ältere Anschlüsse kann es zusätzlich beantragt werden.

Bezahlt der Patient dann einen Anruf zu PHYSIOCALL nach Ludwigsburg?
Nein. Für den Anrufer fallen immer nur die Kosten für ein (Orts-) Gespräch zu Ihrer Praxis an.

Wie bekomme ich Nachricht über eingegangene Anrufe?
Wie es für Sie am praktischsten ist: Per eMail, Fax oder SMS. Wobei die Nachricht per SMS besonders für Kollegen interessant ist, die viel auf Hausbesuch sind. Sofern Sie ein Telefon/Fax-Kombigerät auf einer (nicht mehreren) Rufnummern im Einsatz haben, können Sie Ihre Nachrichten nicht per Fax bekommen. (Die Faxe würden nämlich über die Umleitung auch wieder bei PHYSIOCALL rauskommen.)

Sie müssen sich nicht auf einen Informationsweg festlegen. Sie können für jede Stunde des Tages wählen, ob Sie eine eMail, ein Fax oder eine SMS bekommen möchten. Während Ihrer Praxiszeiten entscheiden Sie sich so beispielsweise für die Nachricht per eMail, während Ihrer Hausbesuche am Dienstag und Freitag Nachmittag für eine SMS aufs Handy.

Zu meinen Bürozeiten würde ich gerne Gespräche nachhause verbunden bekommen.
Geht das auch?

Selbstverständlich. Sagen Sie uns einfach, zu welchen Zeiten wir Gespräche durchstellen sollen und auf welche Rufnummer.

Was wissen Sie über meine Praxis?
Ganz schön viel. Wir geben am Telefon gerne Auskunft über Ihr Leistungsangebot, die Öffnungszeiten und die Hausbesuche, über die Lage der Praxis und die Parkplätze. Wir kennen auch die Namen der Therapeuten und können so mit dem Patienten auf Augenhöhe sprechen. Alle Informationen haben wir vorher von Ihnen über einen Fragebogen erhalten.

Kann PHYSIOCALL meine Mitarbeiterin an der Rezeption ersetzten?
Nein, das ist nicht Sinn der Sache. Schließlich macht Ihre Rezeptionistin in der Regel sehr viel mehr als nur Telefonieren. PHYSIOCALL ist vielmehr auch eine Unterstützung Ihrer Rezeptionskraft zu Stresszeiten. Wenn diese 4 Ohren und 5 Hände haben sollte, kann sie das Telefon auch mal klingeln und zu PHYSIOCALL weiterleiten lassen, um dem Patienten, der vor ihr steht, seine Termine zu geben.

Auch ist die Rezeption oftmals nicht ganztags besetzt - zum Beispiel nur am Vormittag. Über Mittag und am Nachmittag stellen Sie ihr Telefon dann zu PHYSIOCALL um. Damit ist Ihre Praxis den ganzen Tag persönlich erreichbar. Würden Sie am Nachmittag 400-EURO-Kräfte ans Telefon setzten, würde das über EUR 1.000,- im Monat kosten. Da ist PHYSIOCALL bedeutend wirtschaftlicher. Und macht keinen Urlaub und ist nicht krank.

Meldet sich immer der selbe Ansprechpartner?
Nicht immer. Wir bemühen uns jedoch, dass Ihre Praxis nur von wenigen Kolleginnen betreut wird.

Kennen sich die PHYSIOCALL-Mitarbeiterinnen auch aus?
Ja, sicher. Wir arbeiten ausschließlich für Physiotherapie-Praxen. Die Kolleginnen kennen sich im Gesundheitswesen aus und wissen wovon sie reden.

Was sagen die Mitarbeiterinnen von PHYSIOCALL meinen Patienten, wer sie sind?
Wie Sie es möchten. Oft kennen Anrufer Ihre Praxis und das Team. Entweder wir gehen offen damit um und erklären auf Nachfrage, dass wir für die Therapeuten das Telefon übernehmen, damit diese in Ruhe ihre Patienten behandeln können, wir sind aber nicht in der Praxis. Oder aber, wir geben nicht preis, dass wir nicht in der Praxis sind.

Wie rechnet PHYSIOCALL ab?
Wir rechnen nach tatsächlich telefonierter Zeit ab. Dabei wird die erste Minute immer voll berechnet, alles was darüber geht, sekundengenau. Unsere Erfahrung zeigt, dass ein normales Gespräch zwischen 45 und 65 Sekunden dauert. Hinzu kommt eine monatliche Grundgebühr. Die Gesamtkosten sind also stark von der Nutzung und der Häufigkeit abhängig, in der in Ihrer Praxis angerufen wird.

Wie funktioniert das Terminieren Online?
Sehr komfortabel, wenn Sie wünschen: Wenn Sie in Ihrer Praxis die Software THEORG, StarkePraxis oder adad mit Terminplan einsetzen oder Microsoft Outlook nutzen und Ihr Computer an einer DSL-Verbindung mit Flatrate hängt, dann können wir über eine Internetverbindung auf Ihren Rechner schauen und Termine eintragen oder ausstreichen. Hier können Sie überprüfen, ob am Standort Ihrer Praxis ein DSL-Anschluss technisch verfügbar ist.

Zu jeder Änderung in Ihrem Kalender erhalten Sie dann auch eine kurze eMail, damit Sie wissen, was geändert wurde. Wenn Sie Ihre Termine im Papierkalender planen, funktioniert das leider nicht.

Wie lange binde ich mich vertraglich?
Nur einen Monat. Sie können PHYSIOCALL immer zum Ende eines Monats kündigen. Damit gehen Sie kein Risiko ein. Und wir auch nicht – denn wir überzeugen durch Leistung und binden nicht durch lange Verträge.

Ist PHYSIOCALL seriös?
Selbstverständlich. Wir haben PHYSIOCALL zusammen mit Physiotherapeuten speziell für Therapiepraxen entwickelt. Wir arbeiten für keine andere Branche und kennen uns deshalb in Ihrem Bereich auch sehr gut aus. Ihre Patienten sind bei uns in guten Händen.

Werden alle Anrufe direkt entgegengenommen?
Ja, rund 94 % der Anrufe werden derzeit direkt entgegengenommen. Nur in wenigen Ausnahmen muss der Patient einen Augenblick warten.

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